Jeżeli wyposażenie naszego archiwum odpowiednio dobierzemy do naszych potrzeb, to wydawane środki będą niższe i archiwizowanie dokumentów będzie tańsze.
Regały są podstawowym składnikiem wyposażenia każdego archiwum. Kupowane są po to, aby przygotować miejsce na dokumenty gromadzone w archiwum. Można kupić regały w których będzie więcej miejsca, albo mniej. Dotyczy to zarówno regałów przesuwnych jak i stacjonarnych.
Częstym błędem popełnianym przez firmy jest zakup regałów, których wymiary są nieodpowiednie, skutkiem czego mogą być:
• regały zajmują większą powierzchnię,
• w regałach jest mało miejsca na dokumenty,
• nie można zastosować odpowiednich metod przechowywania
dokumentów,
• koszt miejsca na dokumenty jest wyższy.
Od czego zależy właściwy wybór regałów?
Dla przykładu: W regale o tej samej wysokości można zamontować 9 półek, albo 7. Zależy to od :
• sposobów umieszczenia dokumentów w regałach
• wymiarów wewnętrznych regałów.
Jeżeli długość powierzchni nośnych regałów wynosi 50 mb, to w pierwszym przypadku całkowita powierzchnia użytkowa regałów wyniesie 450 mb (50mb x 9), a w drugim – 350 mb (50mb x 7), to oznacza, że będzie mniejsza o ponad 20%.
Jak wybrać regały, w których będzie więcej miejsca na nasze archiwum?
Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba spojrzeć na archiwizowane dokumenty i ustalić :
• jak będą umieszczane dokumenty w regałach
◦ układane na półkach
◦ zawieszane na szynach
• w jakich pozycjach będą umieszczane dokumenty w regałach
◦ pionowej
◦ poziomej
• w jakich opakowaniach będą archiwizowane dokumenty
• jakie powinny być wymiary wewnętrzne regałów oraz ich długość i
wysokość.
Znając odpowiedzi na powyższe pytania można opracować projekt regałów, a następnie zadecydować jakie one mają być: stacjonarne czy przesuwne. Po ustaleniu rodzaju regałów pozostaje jeszcze opracowanie projektu rozmieszczenia regałów w pomieszczeniu archiwum.